قابلیت ها


قابلیت های اصلی AuraPortal


مدیریت پویای پرونده

منظور از پرونده در اینجا موضوع مشخصی در سازمان است که باید ظرف مدت معینی حل شود. در وسیع ­ترین مفهوم، پرونده­ ها از درخواست­ های داخلی یا خارجی مشتق می­ شوند: درخواست کالا یا خدمات، خرید، فعالیت بازاریابی، پروژه، رکورد و ... . در واقع بیشتر فرآیندها، در شرکت­ های خصوصی به عنوان پرونده شناخته می­ شوند. پرونده ­ها ممکن است ساده و یا خیلی پیچیده باشند که در اینصورت مشکلات زیادی را برای BPMSهای خشک و با انعطاف­ پذیری کم بوجود می ­آورند (BPMSهایی که بسیاری از ویژگی­ ها و قابلیت­ های مورد نیاز برای مدیریت پرونده را ندارند).

AuraPortal، محصول و روشی را ارائه کرده که لازمه موفقیت پروژه مدیریت پویای پرونده است

 


گروه فیلد و بخش عملیات

 گروه فیلدها، لیستی از فیلدها هستند که در ستون­ هایی سازماندهی شده ­اند و هر ردیف می­ تواند مقادیر متفاوتی را بگیرد؛ مثل یادداشت ارسال، فاکتور، فعالیت­ های پروژه و ...

مفهوم پخش عملیات، برای رسیدگی به بخش­ های همگن اطلاعات ایجاد شده است؛ بخش­ هایی از اطلاعات که ممکن است بوسیله یک فرآیند یکسان یا فرآیندهای مشابه ایجاد شوند ولی نیازمند برخوردهای متفاوتی در طول چرخه حیات خود باشند. پخش عملیات، بخش مهمی از فعالیت­ های فرآیندی را نشان می­ دهد که در بسیاری از فرآیندها مانند چرخه خرید، درخواست مشتری، رسیدگی به شکایت­ ها، چرخه فروش ... و همچنین در بسیاری از فعالیت ­های بخش­ های دولتی و عمومی وجود دارند.


ساختار داده MDM

از آنجا که AuraPortal فعالیت­ های زیادی را مدیریت می­ کند، قادر به مدیریت حجم زیادی اطلاعات نیز می­ باشد:

1.   داده هایی که در نتیجه انجام فعالیت­ های فرآیندی و نرم­ افزارهای خارجی نظیر ERP، CRM و ... که سازمان استفاده می­ کند (و با BPMS یکپارچه شده ­اند)، ایجاد،    ویرایش یا حذف می­ شوند.

2.   مستنداتی که در سازمان تهیه یا از طرف­ های خارجی (مشتری، تامین­ کننده و ...) دریافت، تکمیل یا حذف شده ­اند.

3.   قواعد کسب و کار: استراتژی­ ها، رویه­ ها، دستورالعمل­ ها، قوانین متنی یا مکانیکی

4.   اطلاعات فعالیت ­های مربوط به افراد، گروه­ها یا نقش ­هایی که درگیر اجرای فرآیندها هستند.

با توجه به این تنوع و حجم داده­ ها و اطلاعات در سیستم، وجود قابلیت مدیریت و ذخیره داده­ ها به شیوه مطمئن و قابل اطمینان، ضروری می ­باشد. این سیستم مرکزی و یکپارچه مدیریت داده و ساختار داده امکان ارائه و اشتراک اطلاعات، افزایش دانش و کاهش دوباره­ کاری را به ارمغان می­ آورد که در نهایت منجر به مزیت رقابتی می­ شود.


خروجی موبایل

در جامعه ­های کنونی که بیشتر افراد از تجهیزاتی نظیر تلفن­ های هوشمند و تبلت استفاده می­ کنند، AuraPortal تا جایی که تکنولوژی موجود اجازه می­ دهد، امکان کار با سامانه و انجام فعالیت­ های فرآیندی (وظایف) از طریق این تجهیزات را بوجود آورده است. این ویژگی AuraPortal امکان خدمات برخط را که تاکنون محدود به رایانه ­های شخصی بود، بیشتر نموده و قابلیت ­های تعامل و همکاری را افزایش می­دهد و از این رو همزمان با کاهش هزینه ­ها، انعطاف­ پذیری و کارآیی سازمان افزایش یافته است. بطور مثال:

ارسال خودکار پیامک (تکی یا گروهی) به عنوان بخشی از فرآیندهای BPM بدین معنی است که اطلاع ­رسانی ­ها بصورت خودکار تولید و به کاربرهای مختلف (کاربرهای داخلی، خارجی، مهمان و ...) ارسال می ­شود. این ویژگی، مزایایی نظیر مدیریت اطلاع­ رسانی فرآیند، مدیریت فرصت­ ها، یادآوری و هشدارهای فرآیندی را به ارمغان می ­آورد. شروع فرآیند و ارسال وظایف شخصی از طریق موبایل به عنوان بخشی از فرآیندهای BPM، گردش کار میان کارکنان و یا کاربرهای خارجی را امکان ­پذیر می­ سازد. بطور مثال، فرض کنید که یک کاربر درخواست مجوز فروش را صادر می­ کند، سامانه بصورت خودکار وظیفه تایید خرید را به PC و موبایل تایید کننده می­ فرستد. اگر کاربر تایید کننده تصمیم به انجام وظیفه خود از موبایلش بگیرد، این کار را از طریق لینکی که در پیام ارسالی به وی وجود دارد (پیامی که جهت اطلاع­ رسانی به وی برای انجام کار ارسال شده است)، انجام می ­دهد. اما نکته مهم ­تر این است که کاربرها می­ توانند از طریق گوشی­ های هوشمند خود، به بستر AuraPortal دقیقا مشابه آنچه که در رایانه مشاهده می­ کنند، دسترسی داشته باشند و به عبارت دیگر علاوه بر انجام وظایف فرآیندی خود، به مستندات، داده ­ها، رکوردها، گزارش­ ها، اخبار داخلی و ... دسترسی دارند. کاربر می­ تواند در هر زمان و مکانی با AuraPortal کار نماید.


تجزیه و تحلیل

عد از اینکه اطلاعات بخش های مختلف تولید شدند، AuraPortal می ­تواند آن­ها را از طریق گزارش­ ها، تجزیه و تحلیل و آمار، به دانش تبدیل نماید. داده­ های تولید شده در جریان اجرای فرآیندها، بصورت خودکار و براساس ساختار مشخص شده، ثبت و به گونه ­ای سازمان­دهی می­ شوند که ابزارهای اطلاعاتی BPMS مانند BAM (Business Activity Monitoring)، داشبورد، هوش تجاری (Business Intelligence)، شاخص ­های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators) بتوانند بصورت خودکار، داده­ ها را مشاهده، کنترل و تحلیل نمایند. هدف از استفاده از این ابزارها به شیوه ذکر شده این است که به کاربرها راه­کارهایی برای افزایش کارآیی، راه­کارهای جایگزین و راه­کارهایی برای بهبود داده شود. فعالیت های انجام شده در سامانه را می­ توان در سه گروه، دسته ­بندی نمود: فعالیت­ های کاربرها، مستندات و مدیریت.


یکپارچگی

برای ساده ­تر نمودن کار یکپارچه­ سازی با سایر نرم­ افزارها (ERPها، CRMها، تولید، هوش تجاری و ...) بدون نیاز به برنامه ­نویسی، AuraPortal چندین ابزار را پیش ­بینی کرده است. در شرایطی که نیاز به برنامه نویسی وجود دارد یا طراح ترجیح می ­دهد از کدنویسی استفاده نماید، AuraPortal مکانیزم­ هایی را برای یکپارچگی کد ها و برنامه­ های نوشته شده با فرآیند های BPM ایجاد نموده است؛ مکانیزم­ هایی از قبیل وظیفه سیستمی Executor که وظیفه اجرای Scriptها و Stored Procedureها را به عهده دارد.

در شکل ذیل، نمودار ابزارهای یکپارچه­ سازی موجود در AuraPortal با سایر نرم­ افزارها نشان داده و سپس مختصر توضیحی برای هر یک ذکر شده است.

 


ویرایشگر پویای فرم

همانطور که از نام ویرایشگر فرم مشخص است، این ابزار برای طراحی فرم­ های مورد نمایش در وظایف فرآیندی استفاده می­ شود و شکل­ دهنده منطق مدیریت کاربر دریافت­ کننده وظیفه می ­باشد. این ابزار، یکی از مهم ­ترین عناصر تنظیم وظایف افراد است. ویرایشگر فرم AuraPortal، از فناوری Dynamically Activated Divisionsاستفاده می­ کند؛ این فناوری، نسل جدیدی است که بوسیله AuraPortal ایجاد و ارائه شده و امکان ساخت فرم ­های پویا به منظور بهینه ­سازی کار وظایف فرآیندی را فراهم می­ سازد. فرم­ های پویا ممکن است شامل هزاران فیلد، مستند، دکمه دستور، دستورالعمل کاری و ... شوند، در حالیکه در شرایط مختلف و بسته به هر یک از مراحل فرآیند های مختلف، انجام ­دهنده وظیفه نیاز به مشاهده تعداد کمی از این عناصر (فیلد ها و دستور ها) دارد. به محض اینکه انجام­ دهنده، وظیفه خود را انجام داد، سیستم بصورت خودکار و بسته به اقدام ­های انجام شده، تصمیم­ های گرفته شده و یا تنظیماتی که در مرحله مدل کردن انجام شده، اقدام به نمایش عناصر لازم می ­نماید. بدین ترتیب وظایفی به پیچیدگی نشان داده شده در شکل ذیل که بدون هیچ­گونه برنامه­ نویسی ایجاد شده ­اند، از طریق کنترل­ های خودکار و بدون توجه به این پیچیدگی، انجام ­دهنده وظیفه را جهت انجام هرچه بهتر وظیفه انتساب داده شده یاری می ­نمایند.


وظایف سیستمی

فعالیت ­های مشخص شده در فرآیند ها از طریق وظایف مدیریت می­ شوند. وظایف در AuraPortal به دو دسته تقسیم می­ شوند: وظایف فردی و وظایف سیستمی. وظایف فردی، توسط فردی که فرم را از طریق وظیفه دریافت می ­کند انجام می­ شود. وظایف سیستمی که توسط موتور فرآیندی AuraPortal و بدون دخالت انسان انجام می­ شوند، قابلیت ارائه یک فرآیند با درجه بالایی از اتوماسیون را ارائه می­ دهند.


قابلیت های یک BPMS ایده ال


بهینه سازی استراتژیک تعریف فرآیند های کاری با توجه به فرصت های جدیدی که برای کسب و کار بوجود می آید، پیاده سازی و تکمیل بهنگام فرآیندهای کاری و تخصیص موثر منابع به فرآیندها، امری بسیار مهم بوده و دومین هدف بشمار می رود. توجه به نظارت و ارزیابی فرآیند های کاری، با این هدف که مشخص شود اهداف استراتژیک کسب و کار تا چه حد بصورت موثر تحت پوشش قرار گرفته است. کیفیت و هزینه (شامل زمان و منابع مورد استفاده) در فرآیند های کاری که تاثیر زیادی بر ماهیت تجارت سازمان بر جای می گذارد. فرآیند های کاری توسط ترکیبی ازانسان و ماشین انجام می شود، بنابراین ممکن است زمان انجام فرآیند از چند ثانیه  تا چند ماه طول بکشد.