اتوماسیون اداری


اتوماسیون اداری به مجموعه نرم افزارهایی گغته میشود که توسط آنها مکاتبات داخلی و خارجی سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ انجام گرفته و و از بستر ITبرای انجام و مدیریت آن استفاده میگردد



ماژول های اتوماسیون اداری


دبیرخانه


ماژول دبیرخانه با هدف پاسخگویی به نیاز های یک سازماندر نامه نگاری ها با طرف خارج از سازمانطراحی شده است.این سیستم کلیه نیازمندیهای موجود در حوزه ی چرخه ینامه وارده و صادره ,پیش نویس نامه  و چرخه های مرتبط با آنها را پوشش میدهد.این سیستم به کمک کارتابل الکترونیک گردش نامه ها و ارجاعات در داخل سازمان انجام میدهد.همچنین این سیستم از امکانات منحصر به فردی در بخش دبیرخانهو ثبت مرحله ای نامه هابرخوردار می باشد.

  • پشتیبانی  روش های مختلف گردش مکاتبات
  • تعریف چندین دفتر اندیکاتورو دبیرخانه و انتساب آنها
  • امکان خواندن نامه از طریق فایل و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم درگاهای ارتباطیامکان ثبت نامه با شماره آزاد
  • امکان تهیه پیش نویس نامه صادره و تعیین چرخه پاراف
  • امکان ارسال نامه از طریق فکس توسط سیستم فکس مرکزی

 


مدیریت وظایف

هدف سیستم مدیریت وظایف این است که سازمان بتواند روال های انجام کار را تعریف کندو کارمندان و کارکنان مختلف طبق یک برنامه از پیش تعیین شده و در یک زمان بندی قابل پیگیری و نظارت به انجام کارها بپردازند.البته این سیستم قابلیت تعریف کارهای موردی و غیر قابل پیش بینی و همچنین کارهای شخصی و روزمره را نیز دارا میباشد.سیستم مدیریت کارو قرار ملاقات کاربر میتواند زمان بندی انجام کارها قرارهای ملاقات ,تعطیلی های سازمانی,و مرخصی های شخصی و ...را مشاهده و از امکانات مختلفی استفاده نماید

  • تعریف تقویم و ساعت کاری برای هر شخص و به طور مجزا
  • مشاهده زمانبندی روزانه,هفتگی و ماهانه
  • واسط کاربری بسیار ساده و کارآمد
  • امکان تنظیم جلسه و تعیین موضوع جلسات
  • امکان اشتراک گذاری تقویمبا تنظیم دسترسی مشاهده و ویرایش,مثلا منشی نیتواند برای مدیر جلسه تنظیم کند و یا از برنامه کاری او مطلع شود
  • امکان مشاهده چند تقویم کاری در کنار یکدیگر و پیدا کردن زمان خالی برای تنظیم جلسات

 


کارتابل الکترونیک

سیستم کارتابل الکترونیک بستری واحد برای گردش اطلاعات در سازمان فراهم میکند و درگاهی است که یک کاربر از طریق آن میتواند کلیه کارهای ارجاعی به وی را مشاهده و اقدامات لازم را در خصوص آن به انجام رساند.

برخی از امکانات این ماژول عبارت است از :

  • امکان اتصال به انواع پایگاه های اطلاعاتی
  • آرشیو و طبقه بندی کارها
  • جستجوی کامل بر روی اقلام اطلاعاتی
  • زمانبندی انجام کارها و یاد آوری پیشرفته
  • صدور و مورد اطلاعات از انواع فایل ها مانند Csv,Exell,Xml و ...