مدیریت مستندات


کار با مستندات بخشی از کار روزانه هر یک از کارکنان را تشکیل می دهد، از اینرو دسترسی راحت و آسان به مستندات بسیار مهم می ­باشد؛ این بخش، یعنی مدیریت مستندات، ارتباطی با فرآیند های خودکار ندارد و BPMS باید آن را در سطحی بالاتر مدیریت نموده و در واقع شامل مدیریت جامع تمام مستندات سازمان باشد.

نکته : همه انواع این اطلاعات، به عنوان مستند شناخته می­ شوند: نامه ­ها، قوانین و مقررات، استاندارد ها، صورتحساب­ ها، فرم ­ها، لیست ­ها، نقشه­ ها، تصویرها، فایل­ های صوتی، فایل­ های تصویری و هر نوع اطلاعات دیگری از قبیل صفحات وب یا پایگاه­ های داده.

AuraPortal امکان مدیریت کارآمد همه انواع مستندات را با هر درجه ­ای از پیچیدگی می­ دهد؛ مستنداتی نظیر: فایل­ ها، تاییدیه ­ها، امضای الکترونیک، جستجوی محتوا، تصمیم ­ها و ... . ساختار و رفتار کتابخانه ­های اسناد بمنظور انطباق با هدف ایجاد آن­ها، قابل طراحی و انجام تنظیمات کامل است؛ بگونه ­ای که امکان خودکار نمودن عملیاتی که قرار است روی مستندات انجام شود را فراهم می­ سازد. فرآیندهایی که هر روز، بمنظور کنترل فعالیت­ های مربوط به مستندات،  اجرا می ­شوند در واقع به حامل­ های طبیعی داده­ ها و اطلاعات مورد نیاز برای بهبود عملکرد و بهینه نمودن فرآیند ها تبدیل می­ شوند. AuraPortal تمام چرخه عمر یک مستند را مکانیزه و بهینه می­ نماید:

دریافت، ایجاد، ذخیره، به گردش انداختن، دسترسی و امحاء.

  •  دریافت

هر مستندی که توسط کاربرهای خارجی (مشتری­ ها، تامین­ کنندگان و ...) ارسال می­ شود و دارای ارتباط دیجیتال با یک شی است، را می ­توان وارد جریان فرآیندهای خودکار نمود. از طریق اعلان (یک پیام شروع یا ایجاد یک وظیفه) مشخص می­ شود که این مستندات توسط کاربرهای خارجی ارسال شده ­اند و سپس با سیستم یکپارچه خواهند شد. مستندات کاغذی نیز به الکترونیک تبدیل شده و با حفظ مشخصه ایجاد توسط کاربر خارجی، در سیستم قرار می­ گیرند.

  •  ایجاد

بیشتر مستندات توسط کاربرهای داخلی در فرم­ ها و قالب­ های مشخص شده در سیستم ایجاد می­ شوند؛ ایجاد یک مستند، ممکن است نتیجه یک فعالیت مشخص باشد (پس از طریق فرآیند به گردش در می­ آیند) یا ممکن است بصورت خودکار توسط خود سیستم ایجاد شوند (با قالب­ های پیچیده و داده ­های واقعی حاصل از فرآیندها) که در نهایت منجر به کاهش زمان و کاهش هزینه­ ها می ­شوند.

 مستندات دریافت شده یا ایجاد شده بصورت خودکار در فرآیندها (براساس تنظیمات قواعد کاری کلاس فرآیند یا مستند) و/ یا کتابخانه­ های اسناد قرار می­ گیرند. کتابخانه­ های اسناد کاملا قابل خصوصی­ سازی بوده و برای هر دو نوع مستندات، الکترونیک و کاغذی، شامل فراداده و جستجوی پیشرفته هستند.

  •  گردش، دسترسی و حذف

در زمان طراحی و تعریف وظایف یک فرآیند و زمانی که انجام­ دهنده وظیفه، تمایل به انجام فعالیت هایی بر روی مستندات داشته باشد (مشاهده، ویرایش، دریافت تاییدیه، حذف و ... ) یا برای انجام وظیفه، به آن­ها نیاز داشته باشد، مستندات مورد نیاز و در مواقعی حتی همه کتابخانه­ های اسناد، در این وظیفه درگیر می­ شوند و بدین ترتیب نیاز نیست شخص به دنبال این مستندات بگردد و بصورت خودکار همه این مستندات جهت استفاده، ویرایش، تایید یا حذف در دسترس انجام­ دهنده فعالیت، قرار داده می­ شوند.

سامانه فایلینگ مجازی AuraPortal بقدری کارآمد است که سیستم ماتریسی چند بعدی را ایجاد می­ کند که قابلیت indexing با تمام معیارهای مطلوب برای کنترل، جستجو یا مدیریت هر سند را داراست.

AuraPortal امکان ایجاد اسناد پایه را نیز دارد که در نتیجه آن، قالب­ های پیش ­فرض بصورت خودکار و با داده­ های موجود در فرم ­ها، پر می­ شوند. امکان تعریف قالب ­های پیش ­فرض، محل ذخیره آن­ها و نیاز به درج امضای دیجیتال  نیز در سیستم ایجاد شده است.

سیستم می­ تواند مستند نهایی را بدون دخالت کاربر، بصورت خودکار و در قالب یک وظیفه انجام دهد و یا می ­توان در صورت نیاز به تغییر مستند توسط کاربر، از دکمه تعبیه شده به این منظور استفاده نمود.