معرفی مختصری از AuraPortl BPMS

AuraPortal
نرم­ افزاریست که بستری را برای طراحی و اجرای فرآیندهای کاری با هر درجه­ ای از پیچیدگی و بدون نیاز به کدنویسی ارائه می­ دهد.  این ابزار در همه سازمان­ های کوچک و بزرگ قابل استفاده می ­باشد. 
AuraPortal می­ تواند همه یا بخشی از فرآیندهای سازمان را بصورت خودکار، کنترل نماید. هسته اصلی این نرم افزار Core BPM می ­باشد که خود دارای 3 ماژول است:

فرآیندها (Processes)

 شبکه داخلی / خارجی (Intranet, Extranet)

و مدیریت مستندات (Document Management) 



ماژول های اصلی


مدیریت مستندات

کار با مستندات بخشی از کار روزانه هر یک از کارکنان را تشکیل می دهد، از اینرو دسترسی راحت و آسان به مستندات بسیار مهم می ­باشد؛ این بخش، یعنی مدیریت مستندات، ارتباطی با فرآیند های خودکار ندارد و BPMS باید آن را در سطحی بالاتر مدیریت نموده و در واقع شامل مدیریت جامع تمام مستندات سازمان باشد.

نکته : همه انواع این اطلاعات، به عنوان مستند شناخته می­ شوند: نامه ­ها، قوانین و مقررات، استاندارد ها، صورتحساب­ ها، فرم ­ها، لیست ­ها، نقشه­ ها، تصویرها، فایل­ های صوتی، فایل­ های تصویری و هر نوع اطلاعات دیگری از قبیل صفحات وب یا پایگاه­ های داده.

AuraPortal امکان مدیریت کارآمد همه انواع مستندات را با هر درجه ­ای از پیچیدگی می­ دهد؛ مستنداتی نظیر: فایل­ ها، تاییدیه ­ها، امضای الکترونیک، جستجوی محتوا، تصمیم ­ها و ... . ساختار و رفتار کتابخانه ­های اسناد بمنظور انطباق با هدف ایجاد آن­ها، قابل طراحی و انجام تنظیمات کامل است؛ بگونه ­ای که امکان خودکار نمودن عملیاتی که قرار است روی مستندات انجام شود را فراهم می­ سازد. فرآیندهایی که هر روز، بمنظور کنترل فعالیت­ های مربوط به مستندات،  اجرا می ­شوند در واقع به حامل­ های طبیعی داده­ ها و اطلاعات مورد نیاز برای بهبود عملکرد و بهینه نمودن فرآیند ها تبدیل می­ شوند. AuraPortal تمام چرخه عمر یک مستند را مکانیزه و بهینه می­ نماید.


پورتال کارکنان

پورتال کارکنان شامل تمام امکانات و کانال ­های ارتباطی است که با فناوری­ های نوین ارائه شده است. این سیستم همکاری و تعامل کارای فرآیندهای خودکار است که در نتیجه آن، شخص لیستی از وظایف انتساب داده شده را مشاهده می­ نماید. این لیست در فضایی مشاهده خواهد شد که تمام عناصر مدیریتی، سازمانی و کنترلی در یک جا گردآوری شده ­اند:

اولویت­ بندی، جستجوی متنوع، مهلت انجام، هشدارها و ...


پورتال خارجی

پورتال کارکنان شامل تمام امکانات و کانال ­های ارتباطی است که با فناوری­ های نوین ارائه شده است. این سیستم همکاری و تعامل کارای فرآیندهای خودکار است که در نتیجه آن، شخص لیستی از وظایف انتساب داده شده را مشاهده می­ نماید. این لیست در فضایی مشاهده خواهد شد که تمام عناصر مدیریتی، سازمانی و کنترلی در یک جا گردآوری شده ­اند:

اولویت­ بندی، جستجوی متنوع، مهلت انجام، هشدارها و ...



ماژول های اختیاری


مدیریت محتوا

 AuraPortal اولین BPMSی است که دارای یک سیستم مدیریت محتوای کاملا یکپارچه در درون خود است؛ این ابزاری به قدری توانمند است که به سازمان این امکان را می­ دهد که بدون نیاز به نیروی متخصص، محتوای وب سایت و پورتال­ های خود را تولید و بروز نماید.

به کمک AuraPortal محتوای پورتال ­های سازمانی، بصورت خودکار تولید و در فرآیند تایید قرار گرفته و پس از تایید فرآیند، بصورت هوشمند منتشر خواهند شد (مراحل تایید کاملا بسته به سیاست سازمان است و می ­توان آن را حذف نمود). این قابلیت از طریق امکان مدیریت محتوا و انتشار ابلاغیه ­ها، اخبار، مقاله ­ها، مستندات، رسانه­ های تصویری و هر نوع محتوای الکترونیکی دیگری در پورتال­ های داخلی و وب سایت سازمان، تا حد زیادی منجر به بهینه­ شدن استفاده از دانش سازمانی می ­شود.

در واقع این ماژول همه مراحل چرخه عمر محتوا را مدیریت و بهینه می ­نماید؛ مراحلی از قبیل ایجاد و یا دریافت، ذخیره، امنیت، در گردش انداختن، دسترسی، انتشار، کنترل نسخه، بازیابی، منسوخ نمودن و امحای محتوا.


تجارت الکترونیک

 AuraPortal اولین BPMSی است که دارای یک سیستم تجارت الکترونیک کاملا یکپارچه در درون خود است؛ این ابزار به سازمان این امکان را می ­دهد که محصولات خود را از طریق صفحه ­های وب که به سادگی طراحی شده ­اند، در بستر اینترنت به نمایش گذاشته و به فروش برساند. در واقع هر صفحه شامل مدیریت محتوا، سبد خرید و درگاه پرداخت می­ باشد.

به کمک این ماژول، سازمان می­ تواند بستر تجارت الکترونیک خود را بر اساس نیازمندی­ هایش و بدون برنامه­ نویسی ایجاد نموده و کارکنان نیز قادر هستند به سادگی و با سرعت سیستمی را طراحی، و درخواست­ ها و فروش­­ های انجام شده از طریق اینترنت را با فرآیندهای بازرگانی داخلی و همه فعالیت­ های تراکنشی که بوسیله ابزار هوش تجاری BPM پایش می ­شوند، متصل نماید.

 AuraPortalفکری نیز برای یکپارچگی با موتورهای جستجو (از قبیل Google) نموده و شامل ابزاری برای تولید خودکار نقشه وب سایت می­ باشد. یکپارچگی کامل عملیات تجارت الکترونیک با فرآیندهای بازرگانی و زنجیره تامین، موفقیت فوق­ العاده ­ایست که امکان اتوماسیون بی ­نظیر و بی ­سابقه­ ای را برای عملیات فروش در اختیار سازمان ­ها قرار داده است. در واقع، فعالیت­ های انجام ­شده مربوط به تجارت الکترونیک در سیستم، تنها نقش ذخیره یک سری داده در پایگاه داده را به عهده ندارند، بلکه این داده ­ها را به اطلاعاتی برای گردش در فرآیند ها تبدیل می­ کنند.



قابلیت های دیگر


محیط تست

به کمک این افزونه، محیط تست دقیقا شبیه به محیط اصلی و با همان داده­ ها ایجاد می­ شود که امکان تست کلیه طراحی­ های انجام شده قبل از انتقال به محیط کاربری را فراهم می ­آورد. با کمک این افزونه می ­توان از صحت عملکرد سامانه، در شرایط مختلفی نظیر بروز رسانی سیستم عامل، نصب Service pack و hotfix، نصب نسخه های جدید و ... اطمینان حاصل نمود.


سه محیط هم زمان

به کمک این افزونه، محیط کاربری بصورت کامل از محیط توسعه و تست جدا می­ شود. بعد از اینکه طراحی­ های جدید انجام و تست شد، خروجی تغییرات جدید وارد محیط کاربری می ­شود. 

1- محیط توسعه: این محیط بطور خاص برای طراحی کلاس­ های جدید فرآیند اختصاص داده شده است. از آنجا که نصب آن در محیطی کاملا مستقل از محیط کاربری انجام می ­شود، این استقلال تا زمانی که طراحی­ ها در این محیط انجام و تست انجام  ­شود و تا قیل از انتقال به محیط کاربری، تضمین خواهد شد.

2- محیط تست: محیطی برای تست طراحی ­های جدید، قبل از انتقال آن­ها به محیط کاربری و  بمنظور اطمینان از صحت عملکرد طراحی­ های انجام شده.

3- محیط کاربری: محیط فعالیت کاربرها و کار با فرآیند ها و فرم­ های طراحی شده که حاوی داده ­ها و اطلاعات اصلی تولید شده در سازمان می­ باشد.


چند زبانه بودن

AuraPortal سیستمی چند زبانه است که به کاربر (داخلی یا خارجی)، این امکان را بوجود می­ آورد که با زبان دلخواه خود در سیستم فعالیت نمایند. علاوه بر زبان، ظاهر پنجره­ های نرم ­افزار نیز براساس نیازمندی ­های سازمان قابل تغییر و شخصی­ سازی است.

 تنظیمات زبان برای فیلد های هر فرم، از دو مجرا قابل انجام است: 

روش اول زمانیست که عنوان این فیلد ها در واژه نامه AuraPortal ایجاد می­ شود. در این واژه­ نامه، می ­توان معادل همه واژه ­ها را به زبان­ های دلخواه تعریف نمود.

روش دوم به این شکل است که در هنگام طراحی فرم برای یک وظیفه، رکورد یا ... می­ توان زبان هر واژه را تغییر داد و این بدین معنیست که واژه ­ها قابل انطباق با شرایط مختلف هستند.